Smart schema och förenklad rapportering frigör värdefull assistanstid

Sammanfattning

Med en komplett webbtjänst för administration av personlig assistans sparar stadsdelsförvaltningen i Stockholmsförorten Farsta både tid och pengar. Kärnan är ett digitalt stöd för smidig schemaläggning och automatiska tidrapporter, som användarna når via smartphone, dator eller surfplatta. Detta minskar risken för fel och frigör tid som kan ägnas åt att ge omsorgstagarna bättre hjälp i sin vardag.

Sedan införandet 2015 har assistansutförarna i Farsta börjat använda allt fler av systemets smarta funktioner och numera görs även tidsredovisningen till Försäkringskassan digitalt.

 

Nyttoeffekter

Nyttor för omsorgstagarna: Ökad insyn i schemaläggnings- och bemanningsfrågor
Nyttor för verksamheten: Tids- och kostnadsbesparingar, stärkt rapporteringskontroll
Nyttor för samhället: Bättre resursutnyttjande

Citat

”Våra assistenter minskar sin administrativa tid med tidsredovisningar. Det frigör resurser för det vi är till för – att ge våra brukare en bättre vardag.”

Robin Cianelli, enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning

Verksamhet: Enheten för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning
Användare: Personliga assistenter, brukare eller deras företrädare, administrativ personal

 

 


Behov & Utmaningar

Personlig assistans är en verksamhet som kräver stor administration kring varje brukare och assistent. Redovisningen av timmar är viktig och utgör grunden för ersättningen från Försäkringskassan.

– Försäkringskassan kräver fler och fler uppgifter av oss, och fungerar också som kontrollinstans att vi följer arbetstidslagen. Varje månad skickar vi in tidsredovisning för varje enskild assistent, där de intygar att de arbetat enligt de datum och tider som anges, samt en räkning som ska skrivas under av brukaren eller dennes företrädare, förklarar Mille Salomaa-Lindström, enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning.

Han poängterar att personlig assistans är en verksamhet som skiljer sig markant från kommunens övriga områden, vilket gör det lätt att hamna vid sidan av när generella system ska införas. Därför måste man ofta söka externa lösningar.

– Vi hade ett externt utvecklat verksamhetsstöd även tidigare, men sa upp det avtalet för två år sedan när vi upptäckte brister som genererade fel. Dessutom var det fortfarande ganska många moment som behövde utföras manuellt, via pappersutskrifter och liknande, säger Mille Salomaa-Lindström, som var enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning när det nya verksamhetsstödet skulle upphandlas, men slutade vid enheten hösten 2016.

I den nya upphandlingen efterlyste man framför allt ett enkelt schemaläggningsprogram, där det från schemat skulle finnas en smidig koppling till olika rapporter – för exempelvis tidsredovisning och räkning till Försäkringskassan. Dessutom efterfrågades en dokumentsamlingsmodul.

– Traditionellt har vi haft pappershantering för assistenternas arbetsrutiner. De har skrivits ut och satts i en pärm som används på respektive arbetsplats. Nu vill vi samla dem digitalt, så att alla kan nå dem via internet – av både miljöskäl och tillgänglighetsskäl, säger Mille Salomaa-Lindström, som i denna direktupphandling hade kontakt med fyra olika leverantörer.

Lösning & Funktion

Valet föll på webbtjänsten Aiai från leverantören Kaustik. Tanken är att effektivisera administration kring personlig assistans genom att förenkla kontakten mellan brukare, assistenter, arbetsledning och myndigheter. Kärnan är ett flexibelt schema som tar hänsyn till användarnas behov och myndigheternas redovisningskrav.

– I vårt system får alla berörda tillgång till samma schema genom en app i mobilen eller via dator. Allt som krävs är en webbanslutning och giltig identifiering med lösenord. När sista passet i månaden är arbetat påminns assistenten automatiskt via sms att godkänna sin tidrapport, och om allt stämmer görs detta med en knapptryckning, förklarar Magnus Crossner, ansvarig för marknad och affärsutveckling vid Kaustik.

Aiai skapar automatiskt räkningen till Försäkringskassan, samt tidrapporter för alla assistenter baserat på schemat. Hänsyn tas till typ av arbetspass, OB-tider och eventuell frånvaro.

Tjänsten köps som ett månadsabonnemang där leverantören står för nödvändig teknik och support.

Aiai Schema2

Ekonomi

Kostnaden för tjänsten baseras på antalet anslutna brukare. Idag betalar Farsta stadsdelsförvaltning totalt omkring 3 000 kronor per månad för sitt abonnemang. Eftersom tjänsten är helt webbaserad krävdes inga installationskostnader. Däremot var man som kommunal enhet tvungen att göra en omfattande riskanalys och informationsklassificering, för att se till att verksamhetsstödet hanterar personuppgifter och liknande på ett sätt som uppfyller stadens och lagstiftarens krav.

– Det var en lång och ganska komplicerad process, där vi fick ta in externa konsulter till en kostnad av cirka 50 000 kronor. Fördelen är att hela Stockholms stad kan dra nytta av utredningen, så om fler förvaltningar inför systemet behöver detta förberedande arbete inte göras om, säger Mille Salomaa-Lindström, som är övertygad om att det nya verksamhetsstödet betalar sig.

Dels är det billigare än det gamla systemet som användes, dels ser han stora tidsbesparingar för både assistenter och administrativ personal.

– Förr tog det minst en timme för assistenterna att fylla i sina tidrapporter. Nu handlar det om minuter. De minskar sin administrativa tid med tidsredovisningar med 90 procent. Även vi arbetsledare sparar tid på att schemaläggningen blivit mycket enklare, och behovet av handledning eller rättning av felaktiga tidrapporter har minskat betydligt, säger Mille Salomaa-Lindström.

Omräknat i pengar (baserat på genomsnittlig timlön hos assistenter respektive administrativ personal) räknar han med att enheten varje månad sparar in cirka 10 000 kr på att använda det nya digitala verksamhetsstödet.

Processen

I mars 2015 började assistansenheten i Farsta använda det nya systemet. Införandet skedde stegvis med en grupp i taget, vilket tog ett par månader innan alla var inne i systemet.

– När alla uppgifter väl var införda gick det snabbt att komma igång. Att gå igenom med alla medarbetare hur de ska använda systemet tar bara runt 10 minuter, eftersom det är så pass enkelt. Vi skapar användar-id och lösenord, sedan loggar de in och får direkt upp scheman och kan godkänna tidsredovisningar i sina mobiler, konstaterar Mille Salomaa-Lindström.

Organisationen

Användarna av systemet har olika behörigheter beroende på sina roller.

– Vi har lagt upp det så att det bara är vi tre som jobbar administrativt i arbetsledningen som kan lägga in nya uppgifter och göra förändringar, exempelvis lägga om scheman vid sjukdomar och liknande, säger Mille Salomaa-Lindström.

När förändringar görs i schemat visas de för alla inom assistansteamet. Assistenter kan också se om det finns tomma pass framöver, och anmäla sitt intresse för att arbeta dessa tider.

Även brukarna, eller deras företrädare, har tillgång till systemet och kan därmed följa sitt schema i realtid. De kan se om någon assistent har blivit sjuk, och vilken vikarie som kommer istället.

Idag är det drygt 90 personer som använder systemet vid Farsta stadsdelsförvaltning – tre administratörer och runt 80 assistenter. Antalet brukare varierar över tid och har det senaste året legat mellan 10 och 15 personer.

Fördjupning i nyttoeffekter

Förutom kostnads- och tidsbesparingar innebär det nya digitala verksamhetsstödet ökad säkerhet och kontroll i rapporteringen. I och med att manuella moment tas bort minskar risken för fel, exempelvis när handskrivna noteringar ska tydas och föras över till blanketter för vidare redovisning till Försäkringskassan eller lönekontoret.

– Med effektiv och säker administration kan assistenterna fokusera på det de är till för – att ge våra brukare en bättre vardag. Vi på kontoret kan arbeta mer strategiskt för att stärka kvaliteten i våra assistanstjänster, säger Mille Salomaa-Lindström och påpekar att de nya digitala verktygen också bidrar till ökad förutsägbarhet och trygghet för brukarna.

De får ökad insyn när det gäller schemaläggning och bemanning. Motsvarande gäller även anhöriga, som exempelvis bor på annan ort. Istället för att sitta och ringa, kan de nu via webben se vilka som jobbar och förvissa sig om att assistansen fungerar.

Uppföljning

Förvaltningen ser stora vinster med stödet för digital dokumenthantering och automatiserad tidsredovisning. Nu arbetar man vidare för att även kunna hantera medarbetarnas löneunderlag i samma lösning, på ett sätt om uppfyller stadens krav.

Kommunikation

Medarbetare, brukare och deras företrädare har informerats muntligt och skriftligt om den nya webbtjänsten och hur den används.

– Jag försöker också sprida kunskapen om det digitala verksamhetsstödets fördelar till andra förvaltningar inom staden. Många är nyfikna på våra erfarenheter, och det vore bra för den personliga assistansverksamheten som helhet att satsa på ett gemensamt system. Med ett enhetligt arbetssätt blir det enklare att göra förflyttningar av personal mellan olika stadsdelar, säger Mille Salomaa-Lindström.

Resultat – vad hände sedan?

Förvaltningen ser stora vinster med stödet för digital dokumenthantering och automatiserad tidsredovisning. Medarbetare, brukare och deras företrädare har informerats muntligt och skriftligt om den nya webbtjänsten och hur den används. Sedan införandet 2015 har allt fler funktioner i verksamhetsstödet börjat utnyttjas, och när Försäkringskassan i oktober 2016 införde digital rapportering av tidrapporter var enheten för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning redan förberedda för detta.

Robin Cianelli, som har tagit över ansvaret för enheten sedan Mille Salomaa-Lindström gått vidare till annan tjänst, förklarar hur det går till:

– Våra assistenter går in i webbtjänsten Aiai via mobilen, och där finns deras tidrapporter som signeras digitalt med mobilt bank-ID och skickas som en elektronisk fil till Försäkringskassan. Tidigare behövde vi ett underskrivet papper från varje assistent, som vi på administrationen också skulle dubbelkolla och signera manuellt innan det lades i kuvert och sändes med vanlig post. Nu använder både vi och assistententerna digital signering, vilket underlättar enormt, säger Robin Cianelli.

Idag är det drygt 90 personer som använder systemet vid Farsta stadsdelsförvaltning – tre administratörer och runt 80 assistenter. Antalet brukare varierar över tid och har det senaste året legat mellan 10 och 15 personer.

– Vi har också spritt kunskapen om det digitala verksamhetsstödets fördelar till fler förvaltningar inom staden. Många är nyfikna på våra erfarenheter, och nu har allt fler kommunala assistansutförare i andra stadsdelar börjat använda samma system. För den personliga assistansverksamheten som helhet är det också bra att satsa på ett gemensamt system. Med ett enhetligt arbetssätt blir det till exempel enklare att göra förflyttningar av personal mellan olika stadsdelar, säger Robin Cianelli.

Med rutinerna för schemaläggning och digital rapportering på plats har assistansutförarna i Farsta även börjat använda andra smarta funktioner i systemet, som den elektroniska dokumentsamlingsmodulen.

– Traditionellt har vi haft pappershantering för assistenternas arbetsrutiner, information från arbetsplatsträffar och liknande. De har skrivits ut och satts i en pärm som används på respektive arbetsplats. Nu samlar vi dem digitalt, så att alla kan nå dem via internet – av både miljöskäl och tillgänglighetsskäl, säger Robin Cianelli.

En fråga som återstår att lösa är att även kunna hantera medarbetarnas löneunderlag i samma digitala lösning. Det arbetar man nu vidare med och hoppas att tillsammans med leverantören kunna hitta ett smidigt sätt som uppfyller stadens krav.

Tidslinje – milstolpar i projektet

Hösten 2014: Direktupphandling av nytt verksamhetsstöd för personlig assistans

 

Våren 2015: Assistenterna börjar använda webbtjänsten Aiai, stegvis införande en grupp i taget.

 

Hösten 2015: Alla personalgrupper inne i systemet, rutinerna är på plats och arbetet rullar på.

 

Våren 2016: Stort intresse för Farstas arbetssätt inom Stockholms stads assistansnätverk. Fler stadsdelar inför samma system

 

Hösten 2016: Digital signering och elektronisk filöverföring till Försäkringskassan implementeras. Fler funktioner i systemet börjar utnyttjas, bland annat digital dokumentsamling.

 

Våren 2017: Nya funktioner testas och utvärderas, till exempel att lägga in brukares begränsningsperioder och följa varje arbetstagares arbetstidsmått. Förberedelser för att kunna få in löneunderlag i samma system.

Lärdomar & Tips

– Manuell handläggning av personlig assistans är inte bara tidskrävande och ineffektivt. Det blir också allt svårare att säkerställa korrekt rapportering, i takt med att nya regler införs och gamla tas bort.

– Att byta verksamhetsstöd är en komplicerad process, som bland annat kräver riskanalys och informationsklassificering. Men tänk på att olika förvaltningar inom samma kommun kan dra nytta av varandras arbete och använda samma förberedande analyser om gemensamma system införs.

– Det tar tid att få in scheman och inloggningsuppgifter. Gör införandet steg för steg, med en grupp i taget, och gå igenom med varje medarbetare exakt hur systemet ska användas.

Mer information

Övriga länkar

Leverantörens: Aiai, Omsorg24 och Kaustik

Aiai Magasinet

Kontakt

Mille Salomaa-Lindström, enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning
e-post: mille.salomaa-lindstrom@stockholm.se
tel: 08-50818102

Leverantör

Kaustik AB
Namn på tjänsten: Aiai
Kontaktperson: Magnus Crossner, ansvarig för marknad och affärsutveckling, Kaustik AB
e-post: magnus@kaustik.com

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn