Digital signering gör medicineringen inom vård och omsorg säkrare

Sammanfattning

För att stärka patientsäkerheten inom vård och omsorg är det viktigt att läkemedelsavvikelserna minskar. Säffle kommun inför därför ett nytt kontrollsystem med digital signering via mobiltelefoner och surfplattor, som ger överblick och underlättar arbetet för personalen. Lösningen började först användas vid ett par äldreboenden och fortsätter nu att implementeras i såväl hemtjänsten som vid LSS-boenden.

Nyttoeffekter
Nyttor för omsorgstagarna: Ökad säkerhet att få rätt medicin i rätt tid.
Nyttor för verksamheten: Smidigare hantering av delegering, ordination och signering av läkemedel.
Nyttor för samhället: Minskad risk för felmedicinering och kostsamma vårdskador.

Verksamhet
Socialförvaltningen i Säffle kommun

Användare
Sjuksköterskor, undersköterskor, vårdbiträden, rehabiliteringspersonal samt enhetschefer inom äldreomsorg och stödboenden för funktionshindrade

Citat
”Med digitala läkemedelslistor minskar risken för att göra fel eller glömma ge medicin. Personalen slipper hålla reda på pappersutskrifter och vi frigör tid som kan fokuseras på omvårdnadsarbetet.”

Sylvia Nilsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och verksamhetsutvecklare, Säffle kommun

 

______________________________________________________________________________________________________________________________________

FÖRDJUPNING

 

Behov & Utmaningar

Med en åldrande befolkning ökar trycket på såväl hemtjänsten som kommunens särskilda boenden. För att få tiden att räcka till för allt mer vård- och medicinkrävande omsorgstagare gäller det att bygga upp smarta stödprocesser som förenklar personalens dagliga rutiner.

Säffle kommun såg hanteringen av läkemedelslistor som ett eftersatt område med stora möjligheter till såväl effektivisering som förstärkt patientsäkerhet.

– Traditionellt skrivs alla patienters läkemedelsordinationer ut på papper. Undersköterskorna signerar listorna och fyller i om något avviker från det vanliga. Listorna samlas sedan in till ansvarig sjuksköterska, som måste tyda olika anteckningar och sammanställa uppgifterna manuellt. Denna uppföljning görs vanligtvis vid månadens slut, vilket innebär att det först då går att konstatera om det fanns avvikelser flera veckor tidigare. Det går inte heller att se om medicinen inte getts alls eller om man bara glömt att signera, säger Sylvia Nilsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och verksamhetsutvecklare vid Säffle kommun.

Hon efterlyste ett snabbare och säkrare system för att hantera hela kedjan från läkemedelsordination och delegering till signering och uppföljning av avvikelser på ett ändamålsenligt sätt.

 

Lösning & Funktion

Nu inför Säffle kommun ett system för digital signering inom omsorgen. En app i surfplatta eller smartphone ersätter de läkemedelsnoteringar som tidigare fördes med papper och penna. Den nya tekniken påminner också personalen och hjälper dem att hålla ordning på att alla omsorgstagare får rätt preparat i rätt dos vid rätt tid.

En undersköterska som ska ge medicin loggar in via sin surfplatta för att se såväl tidpunkt och läkemedelsordination som hur medicinen ska ges för varje enskild brukare. Om allt går som det ska signerar personalen att patienten tagit sin medicin.

Det går också att ange om patienten bara delvis tar medicinen eller inte alls. Då skickar systemet en varning till ansvarig sjuksköterska, som följer upp orsaken och också kan se direkt i systemet om medicinen exempelvis gavs för sent.

– Det ger oss ökad kontroll över om något inte är som det ska, och vi kan snabbt bedöma vad som bör göras, säger Sylvia Nilsson och framhåller att fördelarna också är stora vid ändringar i befintliga läkemedelsordinationer.

Tidigare gjordes sådana justeringar för hand på redan utskrivna blad. Nu skrivs de in i systemet och förändringen syns direkt på surfplattan när undersköterskan ska ge medicinen.

Den digitala lösningen ger också en flexibilitet som till exempel innebär att signeringarna går att ångra eller ändra. Allt loggas och visas med signatur och tidstämpel. Vid utebliven eller försenad signering larmar systemet. Medarbetaren kan även begära påfyllning av originalförpackade läkemedel direkt från den mobila enheten.

Åtkomst och behörighet styrs av medarbetarens roll. Alla data lagras i säkra databaser som driftas av systemleverantören i Sverige. Ingen patientinformation lagras på klientenheter, utan skickas direkt till databasen.

IMG_3221 IMG_3232

Processen

Implementeringen av det nya systemet startade som ett pilotprojekt med 16 patienter på ett särskilt boende i maj 2015. I början användes dubbla signeringslistor, både på papper och digitala, för att se till att allt fungerade som det skulle innan det nya arbetssättet infördes fullt ut.

– Personalen tyckte det gick lätt och smidigt att använda systemet, samtidigt som de fick bättre koll på att medicinerna blev givna på rätt tid, säger Sylvia Nilsson.

Den positiva responsen ledde till fortsatt implementering under hösten 2015 vid ytterligare ett äldreboende med 54 platser. Sedan årsskiftet används det nya systemet även inom hemtjänsten. Näst på tur står ett LSS-boende för personer med funktionshinder, och målet är att 90 procent av kommunens läkemedelslistor ska vara digitaliserade år 2017.

Ekonomi

För att komma igång med det nya arbetssättet krävs investeringar i surfplattor eller smartphones för personalen. Själva systemet levereras som en webbtjänst, där kommunen betalar en fast användaravgift baserad på antal patienter som omfattas av den digitala signeringen. Då står systemleverantören även för drift och support av systemet.

– Förutom den ökade patientsäkerheten ser vi på sikt också en ekonomisk vinst i den tid som frigörs till följd av minskad administration runt alla läkemedelslistor, påpekar Sylvia Nilsson.

Organisationen & politiken

Initiativet till projektet kom från Sylvia Nilsson, som såg ett behov att framtidssäkra verksamheten i takt med att antalet äldre omsorgstagare växer. Hon informerade förvaltningsledning och politiker i socialnämnden om digitaliseringens möjligheter på läkemedelsområdet, och nu finns ett brett politisk stöd för att fullfölja satsningen inom hela kommunen.

Systemet har inte krävt några organisationsförändringar, utan införs i befintliga arbetsgrupper.

_LUL1956

Foto: Michael Steinberg

Fördjupning i nyttoeffekter

För omsorgstagarna:

  • Ökad säkerhet att få rätt medicin i rätt dos vid rätt tid av rätt person.
  • Ökad kvalitet i omsorgen när personalen kan fokusera på omvårdnadsarbetet och avlastas från administrativa sysslor runt läkemedelshanteringen.

För verksamheten:

  • Digital signering sparar många manuella moment och tid för medarbetaren. Sjuksköterskan sköter läkemedelslistor från systemet och behöver inte fysiskt gå ut med papperslistor.
  • Alla omsorgstagare, deras läkemedelslistor och tider för medicinutdelning är tillgängliga för den vårdpersonal som är i tjänst.
  • Varje medarbetare som ska ge medicin får en egen inloggning, så att det blir lätt att se vem som gjort vad.
  • Ingen behöver längre hålla allt i huvudet. Personal som glömt en dos får en påminnelse. Om man då inte ger medicinen och signerar, kommer varning till ansvarig sjuksköterska, som direkt kan kolla vad som gått snett.
  • Systemet både förenklar och gör läkemedelshanteringen säkrare. Antalet avvikelser minskar avsevärt genom att man gör rätt och varnas för potentiella fel innan de blir avvikelser.

För samhället:

  • Minskad pappershantering sparar resurser.
  • Bättre planering och framförhållning av läkemedelsinköp innebär färre resor som påverkar miljön.
  • Mindre risk för felaktig medicinering och vårdskador, som förutom allvarliga konsekvenser för individen även medför stora kostnader.

 

Kommunikation

Inför pilotprojektet utbildades berörd arbetsgrupp under en planeringsdag. Intresset för det nya arbetssättet är stort även bland övriga medarbetare inom socialförvaltningen, och vid de senaste medarbetardagarna informerades samtliga runt 600 anställda om projektet och tidplanen för fortsatt införande inom kommunens vård och omsorg.

 

Lärdomar & Tips

  • Börja med en pilot i begränsad skala vid ett boende.
  • Se till att ansvariga sjuksköterskor känner sig trygga med systemet och det nya rutinerna. Det tar lite tid att lägga in grunduppgifterna, men när det väl är gjort finns mycket tid att vinna på minskad administration av läkemedelslistor.
  • I första skedet är det en fördel att som arbetsverktyg välja en surfplatta snarare än smartphone, eftersom plattan är större och tydligare. Det gör det lättare att få överblick över systemet när allt är nytt.
  • Tänk på att ta med hela arbetsgruppen redan från början, så att alla berörda har tillgång till systemet. Även sköterskor som jobbar kväll och natt måste kunna svara på frågor om någon ringer och vill ha information

Mer information

Systemleverantörens beskrivning av tjänsten:

http://appva.com/sv/om-tjansten/

Film om systemets användning vid ett äldreboende:

http://appva.com/sv/2015/07/digital-signering-pa-anggardsbacken-i-goteborg/

Socialförvaltningens arbete med vård och omsorg i Säffle kommun:

http://www.saffle.se/sv/stod-omsorg/

Kontakt

Sylvia Nilsson, MAS och verksamhetsutvecklare, Säffle kommun: 0533-681693, 072-2477954, sylvia.nilsson@saffle.se

SylviaNilssonIMG_1917

Tjänstens namn

Medication and care support system (MCSS)

Leverantör av tjänsten

Appva

Ulrika Kjellberg: ulrika.kjellberg@appva.se

 

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn