Nacka i unik upphandling: Välfärdsteknologi som tjänst

Sammanfattning

När Nacka skulle upphandla välfärdsteknologi tog man ett helt nytt grepp, som troligtvis kommer att inspirera många av landets kommuner. Istället för att göra en traditionell upphandling – med fokus på volymer, priser och kvalitet – så gjorde man en funktionsupphandling. Nacka siktade helt enkelt in sig på utmaningarna som tekniken skulle bemöta – och att få lösningen levererad som tjänst. För att marknaden skulle klara leveransen krävdes såväl ett okonventionellt tillvägagångssätt som nya samarbetsformer.

 

Nyttoeffekter

 För omsorgstagarna/kunderna:  Tjänster som utgår från kundernas behov (snarare än inköp av teknik där en produkt ska passa alla)

För verksamheten:  Ständig tillgång till moderna och effektiva IT-lösningar

För samhället:  Framtidssäkrad välfärdsteknologi.

 


Behov & Utmaningar 

Nacka kommun önskade modernare lösningar för att ge trygghet och självständighet åt äldre.

 

 Lösning & Funktion

Det som är speciellt är att Nacka kommun har gjort en funktionsupphandling (läs mer under Processen nedan). Resultatet blev att man – istället för att upphandla teknik – prenumererar på välfärdsteknologi som tjänst. Leverantören med samarbetspartners ska därmed i första hand lösa problem över tid. På så sätt låser man sig inte vid en viss hårdvara eller en enskild produkt.

 

Lösningen, som fortfarande håller på att utvecklas, kommer i ett första skede att innehålla fyra delar. Först en bas – bestående av molntjänst, drift, support, informationsbärare, larmmottagning och larmhantering – som sedan tjänster kan adderas till. De tre aktuella tjänsterna är:

  • Digital tillsyn
  • Positioneringslarm
  • Påminnelsesystem

 

Alla tre tjänster innehåller flera olika paketerade funktioner, som ska göra det enkelt för kunden att förstå exakt vilken typ av hjälp han eller hon kommer att få (till exempel ledljus i hemmet).

Ekonomi

Man har inte gjort några specifika kalkyler, eftersom det är ett helt nytt sätt att leverera välfärdsteknik på. Budget för projektet (upphandling, införande och löpande kostnader) är ca 4 miljoner kronor per år i två år – sedan krävs ett nytt nämndbeslut.

 

Tjänsten fungerar som en prenumerationstjänst. Kostnaden för bas-funktionen är fast, medan kostnaderna för övriga delar beror på hur många tjänster varje kund har. Därmed är kostnaden beroende av hur många brukare som väljer digitala insatser samt vilka tjänster de väljer .

 

Under första året kommer leverantören dock att få en garanterad ersättningsgaranti beräknat på ett visst antal användare. På så sätt delar parterna på risken – samtidigt som kommunen får incitament att snabbt fatta beslut om de nya insatserna.

  

 

Projektledare välfärdsteknologi och e-hälsosamordnare Jonas Ek
samt Sebastian Nordgren, inköpschef Nacka kommun

Processen

Jonas Ek fick jobbet som e-hälsosamordnare och projektledare för välfärdsteknologi hos Nacka kommun för att sköta upphandling av de tre tjänsterna digital tillsyn, positioneringslarm och påminnelsesystem. Utgångspunkten var då att göra en traditionell upphandling.

 

– Ju mer jag satte mig in i det här, desto mer såg jag hur snabbt utvecklingen går. Och att det vi upphandlar kommer att ha hunnit bli föråldrat innan det är implementerat. Jag tittade på andra kommuner och de satt med produkter, kameror och gps:er och liknande, som var bökiga och gamla. Jag insåg att jag istället ville upphandla lösningen som tjänst. Problemet var bara att ingen levererade det, säger Jonas Ek.

 

Han började då träffa många olika företag och höll tät kontakt med kommunens inköpsavdelning. Senare anordnade Nacka kommun flera stora dialogmöten med marknaden – där stora och små företag, ofta konkurrenter, satt vid samma bord.

 

Det mynnade ut i olika workshops. Det första målet var att komma fram till svaret på frågan ”vad kan ni leverera till Nacka kommun 2017?”. Nästa mål var att räta ut frågetecknen kring hur man skulle kravställa i upphandlingen – det fanns ju inga förebilder att utgå från. En del inspiration kom från näringslivet (t ex teleoperatörer), men med tanke på den kommunala verksamhetens särskilda krav på säkerhet var det till stora delar helt nytt territorium man rörde sig på – och inget enskilt företag kunde på egen hand leverera helheten.

 

– Det fanns två syften med dialogmötena: Först skulle vi förklara vad vi ville ha. Sedan ville vi att de här företagen skulle bli nyfikna på varandra. Och mycket riktigt dröjde det inte länge innan företagen började höra av sig och prata om samarbete sinsemellan. Sedan hade jag möte med flera olika konstellationer, vilket bidrog till att ytterligare röra om i grytan på ett bra sätt, säger Jonas Ek.

Fördjupning av nyttoeffekter

Det som utkristalliserade sig var att tjänstepaketeringen skulle avse välfärdsteknologi för boende i ordinärt boende. Informationsbärare var oväsentlig – så länge den kunde lösa uppgiften. Beträffande de tre tjänsterna som kommunen efterfrågade konstaterades att:

 

  • Digital tillsyn inte bara ska möjliggöra just tillsyn utan även larma vid avvikelse (till exempel fall i hemmet). Och därmed ge trygghet dygnet runt.
  • Positioneringslarmet ska innehålla en trygghetszon (lämnar man den går ett larm) samt möjlighet till tvåvägskommunikation.
  • Påminnelsesystemet ska vara ett kognitivt hjälpmedel inte bara i hemmet, utan där personen befinner sig. Mobilitet är viktigt för att skapa självständighet.

 

Grundläggande krav på tjänsterna var också valfrihet, utbytbarhet över tid, enkelt handhavande, god design (inget som förfular hemmet eller bäraren), kvalitet och mobilitet.

 

Därefter kunde funktionsupphandlingen ta vid. Upphandlingen gjordes med så kallat förhandlat förfarande och genomfördes i tre faser:

 

Kvalificeringsfas. Där man skulle inkomma med information om hur företagskonstellationen såg ut, vem som skulle bli (den enda) avtalsansvariga/kontaktytan, att företagen var ”hela och rena” samt referensleveranser. Hela tolv intressenter hörde av sig – där alla lyckades kvalificera sig.

 

Anbudsfas. Här skedde upphandlingen inte över huvud taget på kostnad, utan bara på de specificerade ska-kraven – utifrån ett redan givet pris. De som deltog i anbudsgivningen fick också svara på hur de skulle lösa olika scenarier, som ett test på att de hade förstått att teknik inte är lösningen, utan att lösningen kan vara teknik. Sex företagskonstellationer valde slutligen att lämna anbud.

 

Förhandlingsfas. Nacka kommun valde efter viktning av svaren i anbuden att gå vidare med tre konstellationer till förhandling. Där gick man in mer specifikt på hur en leverans skulle se ut. Förfrågningsunderlaget från anbudsfasen och förhandlingsresultatet värdesattes här med poäng – och vinnare blev Tieto, tillsammans med de två underleverantörerna Vital Integration och Mitel.

 

Tidsplan

Våren 2017 höll tjänstepaketeringen som bäst på att sjösättas, beräknad start var hösten 2017. Från att projektet drog igång till färdig implementering skulle det då att ha gått ungefär två år, men knappt ett år räknat från när själva upphandlingen påbörjades.

  

Organisationen & politiken

Äldrenämnden i Nacka kommun beslutade om inköp av de tre delarna digital tillsyn, positioneringslarm och påminnelsesystem. Däremot inte hur de skulle levereras – initiativet till funktionsupphandling kom på tjänstemannanivå.

 

Jonas Ek, som ledde funktionsupphandlingen, säger dock att förutsättningarna har varit väldigt goda:

– Det har hela tiden funnits ett bra stöd från politikerna. Vår nämndordförande har visat ett väldigt stort intresse för hela processen och deltagit i både möten och föreläsningar. Dessutom ligger satsningen helt i linje med de kommunala målen om tillgänglighet, närhet till brukarna och ökad digitalisering.

 

Lärdomar & Tips

Jonas Ek säger att man måste våga tänka stort i början, de specifika delarna kan man ta efter hand. Han vill rekommendera alla att köpa välfärdsteknologi som tjänst, inte produkt. Och att allt då ska ingå: support, informationsbärare, molntjänst och så vidare.

 

Jonas Ek vill också understryka värdet av att prata med relevanta företag:

– Så länge du inte är ute i en upphandling får du ha hur mycket dialog du vill med marknaden. Ha det! Gärna i stora grupper. Man kan få ovärderliga tips om hur man kan kravställa. Plus att man kan få en partner, snarare än en leverantör. 

  

Kontakt

Nacka kommun

Jonas Ek

Projektledare välfärdsteknologi och e-hälsosamordnare

jonas.ek@nacka.se

 

Leverantör

Tieto (i nära samarbete med Vital Integration samt Mitel)

Jonas Ek, projektledare välfärdsteknik, Nacka kommun Tel: 070-431 77 88
e-post: jonas.ek@nacka.se

Sebastian Nordgren, inköpschef, Nacka kommun Tel: 070-431 91 60
e-post: sebastian.nordgren@nacka.se

Joakim Börjesson, affärsområdesansvarig, Tieto Sverige Tel: 070-602 25 88
e-post: joakim.borjesson@tieto.com

Magnus Cederström, affärsansvarig, Vital Integration Tel: 070-527 02 87
epost: magnus@vitalint.se

 

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn