Nytt system för all vård och omsorg – helt i molnet

Sammanfattning

Vård- och omsorgsförvaltningen i Sjöbo kommun hade ett föråldrat verksamhetssystem. De gick ut i upphandling 2016 där fokus var att förbättra kvaliteten och arbetsmiljön. Valet föll på ett system som används av flera grannkommuner och successivt kan byggas ut och täcka alla områden inom vård och omsorg. Systemet är dessutom molnbaserat och i princip all informationsverksamhet kan därför skötas via en vanlig webbläsare.

 

Nyttoeffekter

För användarna: Enklare och snabbare administration – vilket leder till ökad personalnöjdhet och mer fokus på det ”riktiga” arbetet.

För verksamheten: Högre kvalitet och effektivitet.

För samhället: Högre kvalitet på vård och omsorg samt bättre/enklare kontaktvägar för medborgarna. Potentiella ekonomiska fördelar.

 

Verksamhet:  Vård- och omsorgsförvaltningen, Sjöbo kommun.
Användare:  800 medarbetare inom vård och omsorg, och kommunens medborgare genom e-tjänster som gör det lättare att söka service och följa sitt ärende.


Behov & Utmaningar

Vård- och omsorgsförvaltningen i Sjöbo kommun har haft ett gammalt verksamhetssystem. Programmet var svårarbetat och komplicerat, vilket gick ut över både personalen och medborgare som använde kommunens tjänster. Det var svårt att få fram information, se avgiftsförändringar och liknande.
Det rådde ett stort missnöje bland dem som arbetade i systemet, därför var förutsättningarna för att byta väldigt goda – det kunde bara bli bättre. I upphandlingen var kommunens primära fokus att kunna göra ett bättre arbete, inte nödvändigtvis att spara pengar.

Lösning & Funktion

I upphandlingen valde Sjöbo kommun systemet Procapita/Lifecare från Tieto. Sjöbo valde att avtala om ett brett utbud av funktioner – och integrationer mot andra system. Det gjorde att man kunde täcka alla områden inom vård och omsorg. Vilket i sin tur innebär att alla kunder kommer att finnas i ett och samma system, vilket ger stora möjligheter att följa ett ärende och behandla det effektivt.

– Det som skiljer oss från många andra kommuner är inte bara att vi har köpt i stort sett hela systemet, utan också att vi inte driftar det hos oss. Vi köper en molntjänst från Tieto, så det enda vi behöver är i stort sett en webbläsare, säger Anie Reis, IT- och informationsansvarig hos Vård- och omsorgsförvaltningen, Sjöbo kommun.

Totalt kommer det nya systemet att ha ungefär 800 användare – varav många jobbar rörligt ute på fältet.
En utmaning var tvåfaktorsinloggningen, som innebär personliga certifikat installerade på datorerna i kombination med koddosor. De möjliga kombinationerna av personal och datorer blev för många, så kommunen upphandlade speciella tjänstekort istället. På de här tjänstekorten fanns ett lokalt certifikat installerat, vilket innebar att all personal kunde använda alla datorer. Som bonus fungerade korten också som id-bricka.

Ekonomi

Uppstartskostnaden var på ungefär 2,5 miljoner kronor, vilket Vård- och omsorgsförvaltningen fick en utökning i budgeten för. De årliga kostnaderna för systemet kommer att ligga strax under en miljon kronor.

– Det viktiga har varit att förbättra kvaliteten och arbetsmiljön, att förbättra ekonomin är inget vi tror att vi kommer att göra den första tiden. Men vi räknar ändå med att kunna frigöra tid, eftersom många manuella moment försvinner, säger Anie Reis.

Processen

Kommunen och leverantören hade sina första möten strax före semestrarna 2016 och arbetet drog igång på allvar i mitten av augusti. Förutom stöd från projektledare och konsulter från Tieto avsatte kommunen två heltidstjänster för implementeringen. Dessutom fick kommunen stöd på distans från Tietos tekniker i Skellefteå. Tekniker från kommunens it-bolag, Evry, har också varit viktiga i processen. Den 3 april 2017 gick allt i drift, efter ett halvt års uppstartsverksamhet.

Organisationen & politiken

Initiativet till förändringen kom från medarbetarna i själva organisationen, eftersom många upplevde det gamla systemet som förlegat. Även politikerna – som måste ta det slutgiltiga beslutet – var med på tåget. Alla insåg att behovet fanns och man hörde av grannkommuner vilka förbättringar som kunde uppnås.  Av Skånes 38 kommuner har, våren 2017, över 20 installerat Tietos Procapita/Lifecare.
I och med att det nya systemet har varit mycket efterlängtat i Sjöbo har förståelsen för de extra påfrestningarna – nya rutiner och en del extra jobb – varit stor. En annan orsak till att projektet har gått smidigt är att förvaltningen inte har behövt göra någon omorganisation, tack vare det nya systemets skräddarsydda natur.

Fördjupning av nyttoeffekter

Att systemet ligger som en molntjänst innebär att kommunen slipper köpa servrar, installera klienter och annan IT-drift. Det nya systemet kan successivt byggas ut med olika moduler. Exempelvis valde Sjöbo en app som gör att ett 20-tal legitimerad personal kan sköta dokumentation på surfplattor på plats hos brukare, istället för att behöva återvända till kontoret för att föra in anteckningar. Appen spar tid och minskar risken för felaktig dokumentation, visar erfarenheter från andra kommuner. Systemet innehåller e-tjänster som gör att brukare kan söka insatser på webben och följa sin ärendegång, vilket ses som förbättrad service för kommuninvånarna.

Sjöbo, liksom många andra kommuner, har delvis utvecklat egna processer och dokumentationsförfaranden för olika typer av vård och omsorg. Det nya systemet säkerställer och förenklar nerförfarandena genom att det automatiskt följer Socialstyrelsens processrekommendation, IBIC, för arbete med klienter utifrån socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Dokumentation sköts enligt standarden ICF. Systemet kan kopplas till Nationella Patientöversikten, NPÖ, som gör det möjligt att dela data med t ex landstinget.

Vilka mätbara förbättringar kan då Sjöbo räkna med?
En månad efter sjösättning var det för tidigt att dra några slutsatser. Man var fortfarande inne i en intensiv läroprocess.
Enligt Jahn Sundin, produktägare Tieto, är fokus för verksamhetssystem hos kommunerna inte så mycket mätbara effekter som att svara på behovet av att skapa en infrastruktur för överblick, styrning och fortsatta förbättringar genom digitalisering.

Kommunikation

Under projektet fanns en blogg för kollegorna, som drevs av de två som arbetade heltid med uppstarten. Där kunde man följa arbetet och läsa om de utmaningar som fanns längs vägen. Dessutom deltog de två i en projektgrupp med regelbundna träffar – och var regelbundet på olika chefsmöten för att informera om arbetets gång.

Lärdomar & Tips

Att komma igång med ett så här komplext system är väldigt tidskrävande. Därför är det viktigt att frigöra resurser för att kunna arbeta med det fokuserat – det går inte att en person ska arbeta med något annat parallellt.

De som arbetar med implementeringen måste också få bra kontaktpersoner inom de olika yrkesgrupperna (i det här fallet hemtjänst, LSS, HSL och särskilt boende) – för att få ta del av spetskompetenserna inom respektive område. Det är omöjligt för den som bygger systemet att känna till alla detaljer om de olika verksamheterna.

– Sedan måste man ta det lugnt. Det ingår att man är jätteförvirrad i början, det går inte att vara på banan direkt. Våga luta dig mot projektledaren, säger Anie Reis.

 

Kontakt

Anie Reis, IT- och informationsansvarig, Vård- och omsorgsförvaltningen Sjöbo kommun

anie.reis@sjobo.se

Ramona Johansson, projektledare, Tieto Healthcare & Welfare

ramona.johansson@tieto.com

 

Tjänstens namn

Lifecare från Tieto

 

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn